Budget Update #1 - September 18, 2020

Dixon Unified School District

I began publishing enrollment and budget updates last year to try to keep you informed regarding our financial situation.  This is the first of the updates for this year, and while there is important information to share regarding enrollment, this message will focus on the overall budget picture, especially as related to the impact of the pandemic on our budget.  I’ll include enrollment information in the next update.


It is important to begin by establishing one overriding fact;  Just as it has turned everything else upside-down,  the COVID-19 pandemic has created a large, negative impact on school funding.  The next several years are projected to be as difficult - if not more so - than any previous period that we have gone through, including the Great Recession.  The exact impacts remain to be seen, of course, but there is a uniform, high level of concern within the education community and its supporters across the state.


The largest factor in the looming fiscal crisis is a huge decrease in revenue.  The closing of the economy, the extended period of the slow reopening of it, and the anticipation that some sectors will not recover any time soon if ever, lead to projections of significantly lower tax revenues over the next several years.  Large declines in tax revenues translate into large declines in revenues to all school districts.  To bring it closer to home, we will receive less state funding because the state will not have the tax revenues to distribute to us.


We have to face other issues in addition to the revenue reductions.  Our operational costs increase every year, and will continue to do so despite the weakened economy.  Our contributions to employee retirement funds through STRS and PERS will be increasing.  Health benefits for our staff are expected to increase significantly.  Even when we do not grant employees a raise, the cost of salaries increases due to  longevity and education levels.  Costs for specialized programs, like Special Education in particular, are growing at very fast rates.  These examples are just some of what we will spend more on, and don’t include anything directly related to COVID.


Whether it is in our personal lives or the finances of Dixon Unified, when our income is reduced, and our expenditures increase, we have to make adjustments.  If Dixon Unified (or any district) did not reduce what we spend to the level of what we receive (or less), we would become insolvent and be taken over by the state, incurring long-term loans in the process.  This has happened in the past in nearby districts like Vallejo, Oakland, and Richmond as well as others across the state.  It has a long-lasting and devastating impact on any district that goes through it.


Like all districts in the county, our finances are monitored by the Solano County Office of Education (SCOE).  Because we have a Qualified rather than Positive Budget Certification from SCOE, and in light of the bleak outlook with regard to revenue and expenditures in the next several years, SCOE has heightened concerns over our fiscal health.  In response to this, we have presented and the Governing Board has passed resolutions committing us to take the steps necessary to meet our financial obligations over the next several years.  We must follow up on these commitments with Board-approved actions included in our budget adoptions, interim reports, and other required steps in the budget cycle.


One requirement that we have begun the work to meet is the development of a Budget Stabilization Plan.  This plan will be completed in November and must address this current budget year, as well as 2021-22 and 2022-23.  The First Interim Budget Report, which the Board must approve in December, will reflect the steps identified in the Stabilization Plan to reduce our expenditures to match our revenues for this three year period.  So, the reductions that we need to undertake to stay fiscally solvent will be identified within the next two months and authorized by the Board in December.


The types and sizes of reductions that will be recommended to the Board will come from an extensive process that will include the resumption of the Budget Advisory Committee (BAC).  The BAC is an advisory group that has representatives from SEIU and DTA, parents, two Board Members, and administrative staff.  The BAC will have its first meeting next week, and will be asked to help to establish the priority areas for the District moving forward through the budget reduction process.  The BAC is not a decision-making body.  All decisions regarding the budget will, as always, be made by the Governing Board at public meetings.


You will begin to see more frequent budget discussions at our regular meetings and we are holding a special Workshop Meeting with the Board for Monday of next week, the 21st.  The purpose of that meeting will be to present a clear, current explanation of our budget situation, discuss the process and key elements of the work involved in the creation of the Stabilization Plan, and have the Board establish some general direction as we begin to do the difficult work ahead.


I would be remiss if I did not provide you with at least a general sense of the kind of financial challenges that we are facing.  At the time that we adopted our revised District budget on August 6th, we stated that our revenue for 2020-21 was $38,166,610.  At the same time, we projected that our revenue for 2021-22 is $34,380,241.  That difference - the projected drop in revenue from the current budget year to the next budget year - is $3,786,369.  Much of this drop in revenue for 2021-22 is tied to what we call one-time funding and in this case, is additional funding to address COVID-related costs.  While there will be less revenue, there should also be a decreased need for expenditures related to the virus.  The rest of the drop in revenue is due to the decrease in state funding.


When all is said and done, our projections show that we will need to make in excess of $3,000,000 in adjustments over this year and the next two.  Much of this will have to come in reducing costs, but we will also be looking at ways that we can increase our revenues.  This is a staggering figure when you consider our overall budget is approximately $38,000,000 this year, but must be addressed if we are going to remain solvent.


Again, we are holding a Special Meeting on Monday the 21st at 6:00 P.M. to conduct a workshop on our budget.  As usual, it will be held via Zoom through our regular meeting room, etc.  The agenda for that meeting will be posted on Friday afternoon with the log-in information.


We are committed to completing this upcoming budget work as openly and with as much chance for input as possible.  Please be sure to read these updates, try to attend Board Meetings for information, and look for the other chances to become educated around the issues and contribute to the dialogue that will be available.


Comencé a publicar actualizaciones de inscripción y presupuesto el año pasado para tratar de mantenerlos informados sobre nuestra situación financiera. Esta es la primera de las actualizaciones de este año y aunque hay información importante para compartir con respecto a la inscripción, este mensaje se centrará en el panorama general del presupuesto, especialmente en lo relacionado con el impacto de la pandemia en nuestro presupuesto. Incluiré la información de inscripción en la próxima actualización.

Es importante comenzar por establecer un hecho primordial; Así como ha puesto todo al revés, la pandemia de COVID-19 ha creado un gran impacto negativo en la financiación escolar. Se proyecta que los próximos años serán tan difíciles, si no más, que cualquier período anterior por el que hemos pasado, incluyendo la Gran Recesión.. Los impactos exactos están por verse, por supuesto, pero existe un alto nivel de preocupación uniforme dentro de la comunidad educativa y sus partidarios en todo el estado.

El factor más importante de la crisis fiscal que se avecina es una enorme disminución de los ingresos. El cierre de la economía, el período prolongado de reapertura lenta de la misma y la anticipación de que algunos sectores no se recuperarán pronto o nunca, llevan a proyecciones de ingresos tributarios significativamente más bajos durante los próximos años. Grandes disminuciones en los ingresos fiscales se traducen en grandes disminuciones en los ingresos de todos los distritos escolares. Para llevarlo más cerca de casa, recibiremos menos fondos estatales porque el estado no tendrá los ingresos fiscales para distribuirnos.

Además de las reducciones de ingresos, tenemos que enfrentar otros problemas. Nuestros costos operativos aumentan cada año y continuarán haciéndolo a pesar de la economía debilitada. Nuestras contribuciones a los fondos de jubilación de los empleados a través de STRS y PERS estarán aumentando. Se espera que los beneficios para la salud de nuestro personal aumenten significativamente. Incluso cuando no otorgamos un aumento a los empleados, el costo de los salarios aumenta debido a la longevidad y los niveles de educación. Los costos de los programas especializados, como la educación especial en particular, están creciendo a un ritmo muy rápido. Estos ejemplos son solo algunos de los aspectos en los que gastaremos más y no incluyen nada directamente relacionado con COVID.

Ya sea en nuestra vida personal o en las finanzas del Distrito Escolar Unificado de Dixon, cuando nuestros ingresos se reducen y nuestros gastos aumentan, tenemos que hacer ajustes. Si el Distrito Unificado de Dixon (o cualquier distrito) no redujera lo que gastamos al nivel de lo que recibimos (o menos), nos volveríamos insolventes y el estado tomaría el control, incurriendo en préstamos a largo plazo en el proceso. Esto ha sucedido en el pasado en distritos cercanos como Vallejo, Oakland y Richmond, así como en otros en todo el estado. Tiene un impacto duradero y devastador en cualquier distrito que lo atraviesa.

Como todos los distritos del condado, nuestras finanzas son supervisadas por la Oficina de Educación del Condado de Solano (SCOE). Debido a que tenemos una Certificación de Presupuesto Calificada en lugar de Positiva de la SCOE y a la luz del panorama con respecto a los ingresos y gastos en los próximos años, la SCOE ha aumentado las preocupaciones sobre nuestra salud fiscal. En respuesta a esto, hemos presentado y la Mesa Directiva ha aprobado resoluciones que nos comprometen a tomar las medidas necesarias para cumplir con nuestras obligaciones financieras durante los próximos años. Debemos dar seguimiento a estos compromisos con acciones aprobadas por la Mesa Directiva que se incluyan en nuestras adopciones presupuestarias, informes provisionales y otros pasos requeridos en el ciclo presupuestario.

Un requisito que hemos comenzado a cumplir es el desarrollo de un Plan de Estabilización Presupuestaria. Este plan se completará en noviembre y debe abordar este año presupuestario actual, así como el de 2021-22 y 2022-23. El Primer Informe de Presupuesto Interino, que la Mesa Directiva debe aprobar en diciembre, reflejará los pasos identificados en el Plan de Estabilización para reducir nuestros gastos para igualar nuestros ingresos para este período de tres años. Entonces, las reducciones que debemos realizar para mantenernos solventes fiscalmente serán identificadas dentro de los próximos dos meses y autorizadas por la Mesa Directiva en diciembre.

Los tipos y tamaños de reducciones que se recomendarán a la Mesa Directiva provendrán de un proceso extenso que incluirá la reanudación del Comité Asesor de Presupuesto (BAC). El BAC es un grupo asesor que tiene representantes de SEIU y DTA, padres, dos miembros de la Mesa Directiva y personal administrativo. El BAC tendrá su primera reunión la próxima semana y se le pedirá que ayude a establecer las áreas prioritarias para que el Distrito avance a través del proceso de reducción del presupuesto. El BAC no tomará decisiones. Todas las decisiones relacionadas con el presupuesto, como siempre, serán tomadas por la Mesa Directiva en reuniones públicas.

Comenzará a ver discusiones presupuestarias más frecuentes en nuestras reuniones regulares y estamos llevando a cabo una Reunión Especial con la Mesa Directiva el lunes de la próxima semana, el 21 de septiembre. El propósito de esa reunión será presentar una explicación clara y actual de nuestra situación presupuestaria, discutir el proceso y los elementos clave del trabajo involucrado en la creación del Plan de Estabilización y hacer que la Mesa Directiva establezca alguna dirección general a medida que comenzamos a hacer el difícil trabajo por delante.

Sería negligente si no les diera al menos una idea general del tipo de desafíos financieros que enfrentamos. En el momento en que adoptamos nuestro presupuesto  revisado del 6 de agosto, declaramos que nuestros ingresos para 2020-21 eran de  $38,166,610. Al mismo tiempo, proyectamos que nuestros ingresos para 2021-22 son de $34,380,241. Esa diferencia, la caída proyectada en los ingresos del año presupuestario actual al próximo año presupuestario es de $3,786,369. Gran parte de esta caída en los ingresos para 2021-22 está vinculada a lo que llamamos financiamiento único y, en este caso, es financiamiento adicional para abordar los costos relacionados con COVID. Aunque habrá menos ingresos, también debería haber una menor necesidad de gastos relacionados con el virus. El resto de la caída de los ingresos se debe a la disminución de la financiación estatal.

Cuando todo está dicho y hecho, nuestras proyecciones muestran que necesitaremos hacer más de $3,000,000 en ajustes durante este año y los dos próximos. Mucho de esto tendrá que venir para reducir costos, pero también buscaremos formas en las que podamos aumentar nuestros ingresos. Esta es una cifra asombrosa si consideramos que nuestro presupuesto general es de aproximadamente $38,000,000 este año, pero debe abordarse si queremos seguir siendo solventes.

Nuevamente, vamos a tener una Reunión Especial el lunes 21 a las 6:00 p.m. para realizar un taller sobre nuestro presupuesto. Como de costumbre, se llevará a cabo a través de Zoom a través de nuestra sala de reuniones habitual, etc. La agenda de esa reunión se publicará el viernes por la tarde con la información de inicio de sesión.

Estamos comprometidos a completar este próximo trabajo presupuestario de la manera más abierta y con la mayor oportunidad de recibir aportes. Por favor asegúrese de leer estas actualizaciones, intente asistir a las reuniones de la Mesa Directiva para obtener información y busque otras oportunidades para informarse sobre los temas y contribuir al diálogo que estará disponible.